Veelgestelde vragen
Wat is SharePoint en wat kun je ermee?
SharePoint is een samenwerkingsplatform en contentmanagement systeem van Microsoft. Het is ontworpen om organisaties te helpen bij het delen van informatie, het samenwerken aan projecten en het beheren van documenten. SharePoint biedt veel functies, waaronder:
- Het opslaan en beheren van documenten, zoals het versiebeheer, de beveiliging en de zoekfunctionaliteit.
- Het werken aan projecten en documenten in teamverband, waarbij gebruikers toegang hebben tot dezelfde documenten en informatie.
- Het automatiseren van workflows en processen met behulp van SharePoint Workflows en Microsoft Power Automate.
- Het opzetten van een bedrijfsintranet, waar medewerkers toegang hebben tot interne informatie, documenten en nieuws.
- Het bieden van krachtige zoekfuncties om snel en gemakkelijk informatie te vinden binnen de SharePoint-omgeving.
SharePoint is dus een krachtig hulpmiddel voor organisatiesom samen te werken, informatie te delen en bedrijfsprocessen te automatiseren.
Wat zijn de voordelen van SharePoint?
Er zijn verschillende voordelen verbonden aan het gebruik van SharePoint als samenwerkingsplatform en content management systeem, waaronder:
- SharePoint biedt een reeks tools die het eenvoudig maken om samen te werken aan documenten en projecten. Gebruikerskunnen documenten opslaan, delen en bewerken vanaf elke locatie en op elk apparaat met internettoegang.
- SharePoint biedt een centrale locatie voor het opslaan en beheren van documenten en andere bedrijfsinformatie. Dit maakt het gemakkelijk om bestanden te vinden en voorkomt dat documenten verloren gaan of verouderd raken.
- SharePoint biedt geavanceerde zoekmogelijkheden waarmee gebruikers snel en gemakkelijk informatie kunnen vinden binnen de SharePoint-omgeving.
- Veiligheid: SharePoint biedt een reeksbeveiligingsfuncties, waaronder toegangsbeheer, versiebeheer en beveiligingsrollen, waardoor bedrijfsinformatie veilig wordt bewaard.
Kortom, SharePoint biedt een breed scala aan voordelen voororganisaties.
Hoe kan ik SharePoint gebruiken voor documentbeheer?
Hieronder sommen we enkele manieren waarop je SharePoint kunt gebruiken voor documentbeheer:
- SharePoint biedt de mogelijkheid om documentbibliotheken te maken waarin je documenten kunt opslaan en organiseren. Je kunt mappenstructuur gebruiken om documenten te categoriseren en metadata toevoegen, zoals titel, auteur, datum enz. om gemakkelijk te zoeken naar documenten.
- Versiebeheer: Met de functie Versiebeheer kun je wijzigingen in documenten bijhouden en de verschillende versies opslaan. Dit is handig als je meerdere personen aan een document laat werken en je wilt bijhouden wie welke wijzigingen heeft aangebracht en wanneer.
- Toegangsbeheer: Je kunt instellen wie toegang heeft tot documentbibliotheken en documenten en welke rechten ze hebben. Zo kun je bijvoorbeeld bepalen wie documenten mag bekijken, bewerken of verwijderen. Dit helpt je de vertrouwelijkheid en beveiliging van uw documenten te waarborgen.
- Zoeken: SharePoint biedt geavanceerde zoekmogelijkheden waarmee u snel en gemakkelijk naar documenten kunt zoeken. Je kunt filters gebruiken om de zoekresultaten te verfijnen en u kunt ook zoeken op basis van trefwoorden en metadata.
Al met al biedt SharePoint veel mogelijkheden voordocumentbeheer. Het is belangrijk om je specifieke behoeften te begrijpen en de functies van SharePoint goed te gebruiken om je documenten efficiënt te beheren.
Wat is een SharePoint-site?
Een SharePoint-site is een webgebaseerde locatie waar gebruikers samen kunnen werken, informatie kunnen delen en documenten kunnen beheren. SharePoint-sites zijn gemaakt met behulp van SharePoint-software en worden gehost op SharePoint-server of in de cloud op Microsoft SharePoint Online.
Een SharePoint-site kan worden aangepast en geconfigureerd om te voldoen aan de behoeften van een organisatie. Er zijn verschillende soorten SharePoint-sites beschikbaar, zoals team-sites en project-sites, elk ontworpen om een specifieke functie te vervullen.
SharePoint-sites bieden verschillende functies om samenwerking en productiviteit te verbeteren, zoals documentbibliotheken, lijsten, kalenders, discussieforums en enquêtes. Gebruikers kunnen ook toegang krijgen tot SharePoint-sites vanaf verschillende apparaten, waaronder desktops,
Hoe lang duurt het om SharePoint te leren en welk niveau van voorkennis heb ik nodig?
Hoe lang het duurt om SharePoint te leren en welk niveau van voorkennis vereist is, hangt af van het type SharePoint-training dat je wilt gaan volgen en je huidige kennisniveau. Over het algemeen is SharePoint een complex platform en kan het een tijdje duren om de verschillende functies en mogelijkheden ervan volledig te begrijpen.
Als je een eindgebruikerstraining volgt, is er meestal geen specifieke voorkennis vereist, maar enige basiskennis van computergebruik en Office-programma’s (zoals Word, Excel en PowerPoint) kan nuttig zijn. Het kan variëren van enkele dagen tot een paar weken om de basisprincipes van SharePoint te leren en te begrijpen hoe je het kunt gebruiken voor je dagelijkse werkzaamheden.
Als je een SharePoint-beheerder of ontwikkelaar wilt worden, is er meestal meer voorkennis vereist op het gebied van netwerken, beveiliging, databases, webtechnologieën en programmeren. Dit type training duurt dan ook langer. Zie hiervoor onze SharePoint Sitebeheer training.
Hoe profiteer je in de praktijk van een Training SharePoint?
Het volgen van een training SharePoint kan voor verschillende praktijksituaties van grote waarde zijn. Hieronder beschrijven we drie voorbeelden van dergelijke praktijksituaties:
- Invoering van samenwerkingstools voor teams: Als organisatie wil je de samenwerking tussen teams verbeteren en overstappen naar een meer gestroomlijnde en digitale samenwerkingsomgeving. Een training SharePoint kan zich richten op het gebruik van SharePoint voor het maken van teamwebsites en het instellen van toegangsrechten. Een Training SharePoint Basis richt zich op het optimaal gebruik maken van lijsten, documentenbibliotheek en de gezamenlijke planning.
- Documentbeheer en versiebeheer optimaliseren: Een organisatie worstelt met het effectief beheren van documenten, met name in termen van versiebeheer en toegangscontrole. Een training SharePoint kan medewerkers leren hoe ze documentenbibliotheken kunnen instellen, documentversies kunnen beheren en data kunnen gebruiken voor het categoriseren van documenten. Een Training SharePoint Basis is hier zeer geschikt voor.
- Inrichten van een intranetportal: Een organisatie wil een intranetportal opzetten om interne communicatie te stroomlijnen en belangrijke informatie toegankelijk te maken. Een training SharePoint kan zich richten op het ontwerpen en bouwen van intranetsites met behulp van SharePoint. Dit houdt in dat er pagina’s gemaakt kunnen worden, nieuwsberichten worden toegevoegd en intranetervaring voor medewerkers kan worden gepersonaliseerd.
